La liste de contrôle est divisée en trois sections :

• Se préparer à l'échange

• Sur la bourse

• Évaluation et suivi

Préparation à l'échange

• Recherche de partenaires

• Vérifiez la légitimité du groupe partenaire

• Essayez de faire correspondre les intérêts et l'éthique de deux organisations

• Utilisez un modèle d'« accord commun » pour aider à élaborer un contrat ou un accord entre les deux organisations – buts, objectifs, activités, rôle des dirigeants, etc.  L'accord devrait inclure un engagement envers la sécurité et le bien-être des jeunes

• Logement

• Lors de la phase de planification, consultez les arrangements de sommeil proposés pour les participants

• Vérifiez les questions de santé et de sécurité liées à l'hébergement

• Vérifiez le centre lors de la visite de planification et assurez-vous qu'il est approuvé selon des normes acceptables.

• Les dortoirs unisexes sont essentiels pour les moins de 18 ans

• S'assurer que les mesures d'adaptation des animateurs sont appropriées

• Tous les chefs de groupe doivent avoir une liste de chambres

• Avoir un contrat clair avec les fournisseurs d'hébergement

• Recrutement et formation

• Assurez-vous d'avoir l'approbation écrite des parents/tuteurs pour les moins de 18 ans.

• Assurez-vous d'avoir une assurance adéquate et appropriée pour toutes les étapes de l'activité ;

• Formulaire de détails sur le participant – clarifier le niveau d'information requis.  Comment les informations seront-elles utilisées ?  Quel niveau de confidentialité ?

• Le processus de sélection des jeunes doit être ouvert et transparent.

• Assurer un bon programme de formation et de préparation pour les jeunes – devrait inclure l'élaboration et l'accord d'un contrat et de règles de base pour tous les participants.  La formation doit également inclure des informations sur la sensibilisation culturelle, la sécurité et le bien-être, l'établissement de relations.

• Donnez aux participants un dossier d'information comprenant une carte « Aidez-moi ».

• Leadership

• Nommez un chef de groupe clé (la responsabilité s'arrête ici !)

• S'assurer que les animateurs sont suffisamment qualifiés pour certaines activités (escalade, sports nautiques, etc.)

• S'ils recrutent des chefs de groupe à l'extérieur de l'organisation, ils doivent remplir un formulaire de candidature.

• Assurer un équilibre adapté au sexe et à l'âge entre les chefs de groupe.

• Les chefs de groupe se verront attribuer des rôles et des responsabilités clairs.

• Les chefs de groupe doivent comprendre et respecter les participants

• Les chefs de groupe doivent être sensibilisés à leur devoir de diligence et à ce que cela signifie

• Au moins un responsable de groupe doit avoir reçu une formation en secourisme

• Programme

• Planifier des séances de débriefing quotidiennes avec les jeunes et les participants

• Pour le programme non structuré, assurez-vous qu'il y a des limites et qu'il est surveillé.

• Assurez-vous qu'il y a un horaire clair pour les chefs de groupe, y compris les responsabilités et les congés.

• Procédures d'urgence

• Ayez des plans d'urgence clairs pour inclure les coordonnées 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 du pays d'accueil et d'origine, les procédures d'urgence si vous devez évacuer, disposez d'un fonds d'urgence, sachez où se trouvent les participants et les chefs de groupe à tout moment

• Ayez un plan de secours si le programme doit être modifié pour une raison quelconque

• Apportez une trousse médicale avec vous

• Outils de planification

• Évaluation des risques pro formas

• Modèle d'accord commun pour les organisations

• Formulaire de données personnelles (conditions médicales ? Confidentialité ?)

• Modèle de contrat de groupe

• Formulaire de coordonnées

• Liste des sites web utiles

Pendant l'échange

• Documents à apporter avec vous

• Détails de l'assurance

• Données du participant (formulaires d'inscription)

• Copie du programme

• Certificat de secourisme (si un chef de groupe est qualifié)

• Contrat de groupe

• Coordonnées

• Billets

• Détails de l'hébergement

• Politique de protection de l'enfance (pays d'origine).  Quelle que soit la politique du pays la plus stricte, suivez-la

• Système de soutien

• Avoir un système de soutien clair pour les participants

• Système de soutien pour les chefs de groupe. Se soutenir mutuellement

• Les organisations d'envoi et d'accueil ont chacune une personne de contact désignée en cas d'urgence

• Coordonnées de l'organisme subventionnaire si nécessaire

• Orientation à l'arrivée

L'hôte organisera une réunion d'orientation qui comprendra les éléments suivants :

• Bienvenue

• Aspects pratiques et logistiques

• Présentation du programme

• Informations culturelles

• Coordonnées

• Carte « Aidez-moi »

• Responsabilités

• Contrat de groupe

• Sensibilisation et compréhension du mal du pays

• Il devrait y avoir un point d'information central pour les participants qui affichent des informations.

• Outils d'orientation

• Pack d'orientation

• Brise-glace culturels

• Point/panneau d'information

• Carte « Aidez-moi »

• Contrat de groupe

• Responsables de groupe

• Les dirigeants doivent avoir une compréhension et une position communes sur certaines questions, en particulier dans les situations d'urgence

• Les dirigeants devraient se rencontrer tous les jours

• Des responsabilités claires pour les dirigeants

• Système de soutien pour les dirigeants

• Les leaders doivent savoir où se trouvent les participants à tout moment, même pendant leur temps libre

• Les dirigeants doivent disposer d'un bon système de tenue de registres

• Devrait avoir une bonne relation ouverte et continue avec les jeunes.

• Gestion des questions de protection de l'enfance

• Prenez-le au sérieux

• Retirer l'enfant le cas échéant

• Contacter la personne désignée

• Utilisez les numéros de téléphone d'urgence de l'organisation d'accueil et d'envoi

• Prendre les mesures recommandées conformément à la politique de protection de l'enfance (se référer à la politique de votre pays d'origine et du pays d'accueil)

• Tenir les participants informés

• S'il y a lieu, communiquez avec l'organisme d'application de la loi

• Assurer le soutien du leader qui s'occupe des problèmes

• Impliquer les participants

• Consultation et surveillance continues auprès des participants

• Soyez clair sur les règles de base et les conséquences si elles ne sont pas respectées

• Rapports réguliers des participants sur l'hébergement et la nourriture

• Les jeunes doivent tenir un journal de l'échange – ce document peut être partagé avec les dirigeants

Suivi et évaluation

• Des systèmes de suivi et d'évaluation doivent être élaborés avant l'échange et convenus avec l'organisation d'accueil, le cas échéant.

• Un suivi et une évaluation doivent être réalisés auprès des jeunes, des responsables de groupe, des organismes d'accueil et d'envoi

• Si les attentes et les règles de base sont claires dès le départ, il est plus facile de suivre les progrès et les difficultés

• Il devrait y avoir des évaluations quotidiennes avec les participants et les responsables du groupe

• Les dirigeants devraient avoir des réunions quotidiennes pour examiner le programme

• Les participants doivent tenir un journal de l'échange

• Avoir une boîte d'évaluation où les participants peuvent poster des commentaires quand ils le souhaitent

• Utiliser des formes d'évaluation créatives

• Effectuez une évaluation finale complète – « verrues et tout ».  L'évaluation devrait être un véritable exercice d'apprentissage.

• Assurez-vous d'avoir un système pour tenir des registres et des rapports pendant l'échange.