RISQUE ET SÉCURITÉ DANS NOS ÉCHANGES DE JEUNES
LISTE DE CONTRÔLE POUR LES CHEFS DE GROUPE/ANIMATEURS DE JEUNESSE ET LES JEUNES IMPLIQUÉS DANS L'ORGANISATION DE L'ÉCHANGE DE JEUNES
RISQUE ET SÉCURITÉ DANS NOS ÉCHANGES DE JEUNES
LISTE DE CONTRÔLE POUR LES CHEFS DE GROUPE/ANIMATEURS DE JEUNESSE ET LES JEUNES IMPLIQUÉS DANS L'ORGANISATION DE L'ÉCHANGE DE JEUNES
La liste de contrôle est divisée en trois sections :
Se préparer à l'échange
Sur la bourse
Évaluation et suivi
Préparation à l'échange
Recherche de partenaires
Vérifiez la légitimité du groupe partenaire
Essayez de faire correspondre les intérêts et l'éthique de deux organisations
Utilisez un modèle d'« accord commun » pour aider à élaborer un contrat ou un accord entre les deux organisations – buts, objectifs, activités, rôle des dirigeants, etc. L'accord devrait inclure un engagement envers la sécurité et le bien-être des jeunes
Logement
Lors de la phase de planification, consultez les arrangements de sommeil proposés pour les participants
Vérifiez les questions de santé et de sécurité liées à l'hébergement
Vérifiez le centre lors de la visite de planification et assurez-vous qu'il est approuvé selon des normes acceptables.
Les dortoirs unisexes sont essentiels pour les moins de 18 ans
S'assurer que les mesures d'adaptation des animateurs sont appropriées
Tous les chefs de groupe doivent avoir une liste de chambres
Avoir un contrat clair avec les fournisseurs d'hébergement
Recrutement et formation
Assurez-vous d'avoir l'approbation écrite des parents/tuteurs pour les moins de 18 ans.
Assurez-vous d'avoir une assurance adéquate et appropriée pour toutes les étapes de l'activité ;
Formulaire de détails sur le participant – clarifier le niveau d'information requis. Comment les informations seront-elles utilisées ? Quel niveau de confidentialité ?
Le processus de sélection des jeunes doit être ouvert et transparent.
Assurer un bon programme de formation et de préparation pour les jeunes – devrait inclure l'élaboration et l'accord d'un contrat et de règles de base pour tous les participants. La formation doit également inclure des informations sur la sensibilisation culturelle, la sécurité et le bien-être, l'établissement de relations.
Donnez aux participants un dossier d'information comprenant une carte « Aidez-moi ».
Leadership
Nommez un chef de groupe clé (la responsabilité s'arrête ici !)
S'assurer que les animateurs sont suffisamment qualifiés pour certaines activités (escalade, sports nautiques, etc.)
S'ils recrutent des chefs de groupe à l'extérieur de l'organisation, ils doivent remplir un formulaire de candidature.
Assurer un équilibre adapté au sexe et à l'âge entre les chefs de groupe.
Les chefs de groupe se verront attribuer des rôles et des responsabilités clairs.
Les chefs de groupe doivent comprendre et respecter les participants
Les chefs de groupe doivent être sensibilisés à leur devoir de diligence et à ce que cela signifie
Au moins un responsable de groupe doit avoir reçu une formation en secourisme
Programme
Planifier des séances de débriefing quotidiennes avec les jeunes et les participants
Pour le programme non structuré, assurez-vous qu'il y a des limites et qu'il est surveillé.
Assurez-vous qu'il y a un horaire clair pour les chefs de groupe, y compris les responsabilités et les congés.
Procédures d'urgence
Ayez des plans d'urgence clairs pour inclure les coordonnées 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 du pays d'accueil et d'origine, les procédures d'urgence si vous devez évacuer, disposez d'un fonds d'urgence, sachez où se trouvent les participants et les chefs de groupe à tout moment
Ayez un plan de secours si le programme doit être modifié pour une raison quelconque
Apportez une trousse médicale avec vous
Outils de planification
Évaluation des risques pro formas
Modèle d'accord commun pour les organisations
Formulaire de données personnelles (conditions médicales ? Confidentialité ?)
Modèle de contrat de groupe
Formulaire de coordonnées
Liste des sites web utiles
Pendant l'échange
Documents à apporter avec vous
Détails de l'assurance
Données du participant (formulaires d'inscription)
Copie du programme
Certificat de secourisme (si un chef de groupe est qualifié)
Contrat de groupe
Coordonnées
Billets
Détails de l'hébergement
Politique de protection de l'enfance (pays d'origine). Quelle que soit la politique du pays la plus stricte, suivez-la
Système de soutien
Avoir un système de soutien clair pour les participants
Système de soutien pour les chefs de groupe. Se soutenir mutuellement
Les organisations d'envoi et d'accueil ont chacune une personne de contact désignée en cas d'urgence
Coordonnées de l'organisme subventionnaire si nécessaire
Orientation à l'arrivée
L'hôte organisera une réunion d'orientation qui comprendra les éléments suivants :
Bienvenue
Aspects pratiques et logistiques
Présentation du programme
Informations culturelles
Coordonnées
Carte « Aidez-moi »
Responsabilités
Contrat de groupe
Sensibilisation et compréhension du mal du pays
Il devrait y avoir un point d'information central pour les participants qui affichent des informations.
Outils d'orientation
Pack d'orientation
Brise-glace culturels
Point/panneau d'information
Carte « Aidez-moi »
Contrat de groupe
Responsables de groupe
Les dirigeants doivent avoir une compréhension et une position communes sur certaines questions, en particulier dans les situations d'urgence
Les dirigeants devraient se rencontrer tous les jours
Des responsabilités claires pour les dirigeants
Système de soutien pour les dirigeants
Les leaders doivent savoir où se trouvent les participants à tout moment, même pendant leur temps libre
Les dirigeants doivent disposer d'un bon système de tenue de registres
Devrait avoir une bonne relation ouverte et continue avec les jeunes.
Gestion des questions de protection de l'enfance
Prenez-le au sérieux
Retirer l'enfant le cas échéant
Contacter la personne désignée
Utilisez les numéros de téléphone d'urgence de l'organisation d'accueil et d'envoi
Prendre les mesures recommandées conformément à la politique de protection de l'enfance (se référer à la politique de votre pays d'origine et du pays d'accueil)
Tenir les participants informés
S'il y a lieu, communiquez avec l'organisme d'application de la loi
Assurer le soutien du leader qui s'occupe des problèmes
Impliquer les participants
Consultation et surveillance continues auprès des participants
Soyez clair sur les règles de base et les conséquences si elles ne sont pas respectées
Rapports réguliers des participants sur l'hébergement et la nourriture
Les jeunes doivent tenir un journal de l'échange – ce document peut être partagé avec les dirigeants
Suivi et évaluation
Des systèmes de suivi et d'évaluation doivent être élaborés avant l'échange et convenus avec l'organisation d'accueil, le cas échéant.
Un suivi et une évaluation doivent être réalisés auprès des jeunes, des responsables de groupe, des organismes d'accueil et d'envoi
Si les attentes et les règles de base sont claires dès le départ, il est plus facile de suivre les progrès et les difficultés
Il devrait y avoir des évaluations quotidiennes avec les participants et les responsables du groupe
Les dirigeants devraient avoir des réunions quotidiennes pour examiner le programme
Les participants doivent tenir un journal de l'échange
Avoir une boîte d'évaluation où les participants peuvent poster des commentaires quand ils le souhaitent
Utiliser des formes d'évaluation créatives
Effectuez une évaluation finale complète – « verrues et tout ». L'évaluation devrait être un véritable exercice d'apprentissage.
Assurez-vous d'avoir un système pour tenir des registres et des rapports pendant l'échange.