Annexe 1 :  Procédure de signalement de l'ASCU pour les préoccupations et les incidents impliquant des participants mineurs

Étape 1 : Préoccupation ou plainte soulevée

Tout participant, membre du personnel, bénévole ou partie prenante qui prend connaissance ou fait l'expérience d'une préoccupation ou d'une plainte au sein de l' ASCU doit le signaler rapidement.

Étape 2 : Rapport à la personne désignée (chef de groupe, animateur, membre du personnel, coordonnateur de projet)

La préoccupation ou la plainte doit être signalée à la personne responsable au sein de l'ASCU :

-          Les participants à l'activité doivent signaler toute préoccupation aux chefs de groupe, aux animateurs ou aux membres du personnel présents à l'activité.

-          Les chefs de groupe, les animateurs ou les membres du personnel qui reçoivent un rapport de préoccupation doivent en informer rapidement le gestionnaire de projet et, si nécessaire, les parents ou tuteurs des participants.

-          Le chef de projet est chargé d'informer l'Agence nationale et toutes les parties concernées, y compris les autorités locales ou nationales, le cas échéant.

Étape 3 : Procédures internes de sauvegarde

Le chef de projet prend des mesures immédiates pour assurer la sécurité et le bien-être des participants impliqués. Si nécessaire, des mesures doivent être prises pour éviter d'autres dommages :

- Le problème est traité avec la plus grande discrétion. Les renseignements ne sont partagés qu'en cas de besoin de savoir afin de protéger la vie privée de toutes les parties concernées.

- Une évaluation complète de la préoccupation est effectuée. Cela comprend la collecte d'informations pertinentes, l'entrevue avec les parties concernées et l'examen de toutes les preuves disponibles.

- Tous les détails liés à la préoccupation, y compris les dates, les heures, les personnes concernées et les mesures prises, sont soigneusement documentés. Cette documentation est cruciale pour toute enquête ou action de suivi potentielle.

- Un soutien adéquat est fourni aux personnes touchées par le problème. Il peut s'agir de conseils, d'une assistance médicale ou de tout autre service de soutien nécessaire.

- Si l'entreprise implique des activités illégales ou nécessite l'intervention des autorités locales ou nationales, un rapport est rapidement fait aux autorités compétentes.

- Si l'enquête révèle une inconduite de la part du personnel, des mesures disciplinaires appropriées sont prises à l'encontre de la partie responsable. Ces actions peuvent aller du conseil et de la formation à la suspension ou au licenciement, selon la gravité de la préoccupation.

-L'organisation examine le traitement de la préoccupation pour s'assurer que toutes les mesures nécessaires ont été prises et que les modifications nécessaires aux politiques ou aux procédures sont mises en œuvre pour prévenir des incidents similaires à l'avenir.

- Toutes les parties concernées, y compris la personne qui a signalé le problème, sont tenues au courant de l'avancement et de l'issue de l'enquête. Une communication transparente est essentielle tout au long du processus.

- L'organisation utilise les leçons tirées de la résolution des préoccupations pour améliorer continuellement ses procédures, ses politiques et ses programmes de formation en matière de protection.

Étape 4 : Suivi et documentation

Le gestionnaire de projet supervisera le suivi de toutes les préoccupations signalées. Le cas sera minutieusement documenté, y compris les mesures prises, les communications et les résultats.

Étape 5 : Notification

Toutes les parties concernées, y compris la personne qui a signalé le problème, seront informées du résultat et de toute mesure prise.

Version : 2025