Échanges de jeunes Erasmus+

Contrat d'études

(Termes et conditions)

1.                Informations générales

1.       Qu'est-ce qu'un échange de jeunes ? Youth Exchange est une rencontre de groupes de jeunes d'au moins deux pays différents qui se réunissent pour une courte période afin de mettre en œuvre conjointement un programme d'apprentissage non formel (un mélange d'ateliers, d'exercices, de débats, de jeux de rôle, de simulations, d'activités de plein air, etc.) sur un sujet qui les intéresse, en s'inspirant des objectifs européens pour la jeunesse. La période d'apprentissage comprend une période de planification avant la candidature, une phase de préparation avant ainsi qu'une évaluation et un suivi après l'échange.

2.                Sélection du public cible et des participants

1.       Le public cible est constitué de jeunes âgés de 16 à 20 ans, pour la plupart intéressés par le sujet donné et désireux de participer à toutes les phases du projet (planification, préparation, mise en œuvre et suivi).

2.       Les participants éligibles sont des jeunes âgés de 13 à 30 ans résidant dans les pays de leurs organisations d'envoi.

3.       Les participants ne sont pas tenus de parler couramment l'anglais. L'un des objectifs d'apprentissage des échanges de jeunes est d'améliorer leurs compétences multilingues.

4.       Les jeunes qui souhaitent participer à l'échange de jeunes sont invités à remplir un formulaire de demande en fournissant leurs coordonnées, des informations générales, leur motivation et leur expérience pour participer au projet.

5.       En général, la priorité est donnée aux jeunes qui n'ont pas ou très peu d'expérience dans les échanges de jeunes. Les jeunes qui ont participé à un échange de jeunes plus de 2 fois doivent contribuer à sa mise en œuvre et prendre des responsabilités, par exemple en tant que chef de groupe, en animant des sessions, en aidant le coordinateur de projet avec l'équipe logistique ou l'équipe médiatique, etc.

6.       Nous suivons des principes équitables et non discriminatoires lors du processus de sélection, visons l'égalité des sexes.

7.       Nous encourageons la pleine participation des jeunes qui ont moins d'opportunités. Nous gardons confidentielles toutes les informations concernant les moins d'opportunités rencontrées et nous fournissons un mentorat et un soutien consolidés à ces participants.

8.       Les jeunes sont informés par e-mail des résultats de la sélection.

3.                Organisateurs et animateurs

1.       Youth Exchange implique des chefs de groupe. Les responsables de groupe suivent et soutiennent les participants afin d'assurer la qualité du processus d'apprentissage pendant la mobilité d'apprentissage. En même temps, ils veillent à un environnement sûr, respectueux et non discriminatoire et à la protection des participants.

2.       Chaque groupe de participants de chaque pays sera accompagné d'au moins un chef de groupe.

3.       Le responsable du groupe doit être âgé de plus de 18 ans et ne pas avoir de limite d'âge.

4.       Le responsable du groupe doit avoir au moins un niveau d'anglais conversationnel (B2) et doit avoir une expérience du travail avec les jeunes (animateur de jeunesse, enseignant, formateur, etc.).

4.                Apprentissage et reconnaissance

1.       Erasmus+ soutient la mobilité à des fins d'apprentissage non formel des jeunes sous la forme d'échanges de jeunes, dans le but d'inciter les jeunes à devenir des citoyens actifs, de les connecter au projet européen et de les aider à acquérir et à développer des compétences pour la vie et leur avenir professionnel. Plus précisément, les échanges de jeunes visent à favoriser le dialogue interculturel et l'apprentissage et le sentiment d'être européen ; développer les compétences et les attitudes des jeunes ; renforcer les valeurs européennes et briser les préjugés et les stéréotypes ; sensibiliser à des sujets d'intérêt social et stimuler ainsi l'engagement dans la société et la participation active.

2.       En participant à un échange de jeunes, vous obtiendrez un certificat YouthPass. Le YouthPass est un processus de reconnaissance des compétences développé dans le cadre d'Eramsus+ for Youth. Grâce au certificat YouthPass, la participation à de tels projets peut être considérée comme une expérience éducative et une période d'apprentissage non formel et informel.

5.                Financement et coûts

1.       Les subventions de l'UE sont une incitation à réaliser des échanges de jeunes, ce qui ne serait pas possible sans le soutien financier de l'UE, et sont basés sur le principe du cofinancement. Le cofinancement implique que la subvention de l'UE ne peut pas financer la totalité des coûts du projet et de ses activités, le projet doit être financé par des sources de cofinancement autres que la subvention de l'UE.

2.       Grâce à la subvention de l'UE, nous couvrirons le coût de l'organisation, l'hébergement sur le lieu de l'activité, la nourriture sur place et le voyage le plus économique, comme décrit dans les sections correspondantes.

3.       Les participants ne sont pas tenus de payer de frais de contribution (par exemple, l'impôt sur les participants) à titre de cofinancement, mais sont tenus de souscrire une assurance voyage qui ne sera pas remboursée – considérée comme leur cofinancement du projet.

4.       Nous visons à rendre l'activité accessible et à ne pas créer d'obstacles financiers à la participation, en particulier pour les participants confrontés à moins d'opportunités ; Par conséquent, nous prévoyons d'organiser les activités de manière à ce qu'il soit possible pour un participant d'y participer sans encourir de frais supplémentaires en suivant nos recommandations dans les sections connexes.

5.       Les coûts, qui ne sont pas directement liés ou qui ne sont pas essentiels à l'échange de jeunes, peuvent être couverts par les participants à partir de leur propre contribution, s'ils le souhaitent. Par exemple : les collations, les aliments supplémentaires, les boissons (non alcoolisées), les frais d'entrée aux installations et aux divertissements pendant le temps libre, les frais de voyage non essentiels (comme les billets de classe supérieure, l'embarquement prioritaire, les bagages supplémentaires, le taxi), l'hébergement avant ou après la mobilité, les vaccinations, les certifications et tests médicaux, etc.

6.   Double financement - Chaque projet financé par l'UE n'a droit à recevoir qu'une seule subvention du budget de l'UE pour un seul bénéficiaire. En aucun cas, les mêmes coûts ne peuvent être financés deux fois par le budget de l'Union. Afin d'éviter le risque de double financement, la personne candidate doit indiquer les sources et les montants de tout autre financement reçu ou demandé au cours de l'année. Aucune autre activité et dépense ne peut être financée par l'Union européenne pendant toute la durée de l'activité, y compris les jours de voyage. Le participant doit déclarer qu'il ne participe à aucune autre activité ou programme financé par l'Union européenne qui se déroule en même temps que la mobilité. (Erasmus+, Corps européen de solidarité, etc.)

6.                Voyages et aspects pratiques

1.       Les moyens de transport durables (déplacements écologiques - définis comme les déplacements qui utilisent des moyens de transport à faibles émissions pour la majeure partie du voyage, au moins 50 % de l'ensemble du trajet, comme le bus, le train ou le covoiturage) sont encouragés et privilégiés pour le choix de l'itinéraire et des moyens de déplacement.

2.       L'itinéraire et les moyens de voyage seront planifiés par le coordinateur et les chefs de groupe en tenant compte de la durabilité des moyens de transport, de la sécurité des participants et du prix.

3.       Les participants d'un pays doivent se rendre sur le lieu de l'échange de jeunes en groupe avec leur chef de groupe.

4.       Les participants devront acheter leur propre billet de voyage en fonction de l'itinéraire prévu en cas de voyage avec les transports publics, par exemple l'avion. Les billets seront remboursés après l'activité sur la base des règles de remboursement des frais de déplacement (voir point 9. remboursement des frais de déplacement). Dans le cas où le participant n'a pas les moyens d'acheter un billet d'avion, le billet sera acheté par les organisateurs et il ne sera demandé au participant de payer qu'un acompte de 50 EUR qui sera remboursé après l'échange de jeunes, ou utilisé pour changer un nom sur le billet d'avion si le participant annule sa participation à l'activité. Parfois, il peut arriver que les organisateurs achètent des billets de transport public pour l'ensemble du groupe, par conséquent l'ensemble du groupe paie un acompte de 50 EUR par participant qui est remboursé après l'échange de jeunes ou utilisé pour le changement de nom sur le billet en cas d'annulation de la participation.

5.       Préparez vos vêtements en fonction de la météo où se déroulera l'échange de jeunes, vérifiez les prévisions avant de partir. Apportez toujours des vêtements et des chaussures confortables pour les activités intérieures et extérieures que vous ne verriez pas d'inconvénient à salir. Apportez des pantoufles, des serviettes, du shampoing, du dentifrice et d'autres produits d'hygiène car ils ne seront pas fournis par l'hébergement. N'apportez pas d'objets de valeur qui ne sont pas indispensables pour la participation à l'échange de jeunes. Avant de faire vos bagages pour l'échange de jeunes, lisez l'Infopack s'il y a des mentions spécifiques de choses/vêtements que vous devriez apporter, par exemple un maillot de bain ou une veste imperméable.

7.                Lieu et hébergement

1.       Les échanges de jeunes sont principalement organisés dans des logements de type touristique, ce qui signifie un équipement et un mobilier plus simples des chambres et de l'ensemble du bâtiment.

2.       Les sèche-cheveux et la machine à laver ne sont pas fournis, alors emportez suffisamment de vêtements pour la durée de l'échange de jeunes ou préparez-vous à les laver à la main.

3.   Les participants seront logés dans des chambres à plusieurs lits aménagées pour 3 à 6 personnes par chambre, regroupées par sexe. Les chambres ont généralement une salle de bains commune.

4.       Sur place, il n'y a généralement pas d'Internet, ou la vitesse est très lente, alors préparez-vous à ne pas avoir accès à Internet.

5.       Tout dommage ou destruction de la propriété du coût de l'hébergement sera pris en charge par le participant après accord avec le propriétaire/gestionnaire de l'immeuble.

6.       Le service de nettoyage n'est pas fourni, il est donc de la responsabilité des participants de maintenir l'ordre dans les salles communes et dans leurs propres chambres.

7.       Dans la plupart des hébergements, il y a des heures calmes après 22 heures qui durent jusqu'à 6 heures du matin, il est donc demandé aux participants de respecter les heures de nuit et de ne pas crier, courir dans les couloirs ou claquer les portes ou perturber de manière significative la paix de la nuit.

8.                Nourriture

1.       Les repas sont assurés 3 fois par jour (petit-déjeuner, déjeuner et dîner). Les repas sont pour la plupart préparés à la manière de la cuisine classique d'un pays où l'échange de jeunes est organisé et ils intègrent autant que possible la nourriture locale.

2.       De l'eau propre est fournie tout au long du séjour.

3.       Les besoins alimentaires doivent être indiqués dans le formulaire de demande avant l'échange de jeunes. Cependant, d'après notre expérience précédente, nous sommes conscients que les chefs d'hébergement ne sont pas toujours assez compétents pour cuisiner pour des régimes spécifiques (céto, végétarien, végétalien, intolérant au lactose, sans gluten, etc.). Par conséquent, si vous avez des exigences alimentaires spécifiques, nous vous recommandons de ne pas postuler pour l'échange de jeunes car nous ne pouvons pas garantir la conformité à 100 % du menu à vos besoins/préférences en raison d'une connaissance insuffisante des chefs. Si vous décidez de postuler, nous mettrons tout en œuvre pour répondre à vos besoins/préférences alimentaires, mais gardez à l'esprit que votre régime alimentaire requis pourrait ne pas être entièrement fourni et que vous devrez vous adapter au menu proposé.

9.                Remboursement des frais de déplacement

1.       En règle générale, les frais de déplacement sont remboursés par la ville de l'organisation d'envoi jusqu'au lieu de l'activité.

2.       Seuls les billets essentiels et les plus économiques (billets économiques/économiques/deuxième classe) seront remboursés.

3.       Les frais de déplacement liés aux frais de transport urbain (au sein d'une même ville), aux transferts en taxi, aux modifications de vol, à l'embarquement prioritaire, à la réservation de sièges, aux bagages supplémentaires, aux billets en classe affaires, aux différents types d'assurances voyage et aux frais de stationnement ne seront pas remboursés.

4.       Les voyages commençant ou se terminant dans un pays différent de celui de l'organisation d'envoi ne seront pas remboursés.

5.       Seuls les billets de compagnie de transport public enregistrés et autorisés seront remboursés.

6.       Les déplacements en voiture seront remboursés en cas de covoiturage d'au moins 3 participants. Le montant du remboursement sera calculé sur la base de  l'itinéraire standard le plus court et le plus économique à l'aide du  planificateur d'itinéraire https://www.viamichelin.com/, avec des frais fixes de 0,13 EUR/km/voiture.

7.       Pour le remboursement des frais de voyage, le participant doit fournir des documents justificatifs contenant la description de l'itinéraire, la date et le prix du voyage (tels que billet électronique/reçu/facture) dans un délai maximum de 5 jours après la fin de l'activité. Les pièces justificatives doivent être livrées au format PDF, si elles se trouvent sur un site web, elles doivent être sauvegardées en PDF ou imprimées en PDF. Les captures d'écran ou les e-mails transférés ne sont pas acceptés. Si aucune version électronique n'est disponible, l'original du titre de transport/reçu/facture doit être remis au coordinateur. (Nous vous recommandons d'acheter des billets électroniques chaque fois que cela est possible en raison de la facilité d'utilisation).

8.       Le participant doit être sur le projet pendant toute la durée et doit assister à toutes les sessions pour avoir droit à un remboursement.

9.       Le participant est responsable de la remise des documents nécessaires au remboursement dans les 5 jours suivant la fin de l'activité.

10.   Le remboursement sera effectué en EUR par virement bancaire sur le compte bancaire du chef de groupe et le chef de groupe distribuera à chaque participant sa part. Pour les devises autres que l'euro, nous utiliserons le taux de change officiel de l'UE disponible le mois au cours duquel le contrat de financement avec l'Agence nationale a été signé (disponible à l'adresse : https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/procedures-guidelines-tenders/information-contractors-and-beneficiaries/exchange-rate-inforeuro_en)

11.   Le remboursement des frais de déplacement est généralement traité dans les 1 à 2 mois suivant l'échange. Dans certains cas, par exemple, lorsque nous avons besoin de recevoir des fonds supplémentaires de la part d'un organisme, cela peut prendre plus de temps.

10.           Sécurité et protection des participants

1.       En tant que participant, vous êtes entièrement responsable de tous vos biens. Les organisateurs ne supporteront aucune réclamation en cas de vol/disparition/destruction/dysfonctionnement, etc. N'apportez pas d'objets de valeur qui ne sont pas indispensables pour la participation à l'échange de jeunes.

2.   L'échange de jeunes aura lieu dans des logements exclusivement réservés pour notre activité, il n'y aura donc pas de spectateurs, juste des participants et le personnel de l'hébergement. Les chambres auront des serrures.

3.       Aucun accès aux locaux de l'échange de jeunes ne sera autorisé pour tout participant ayant des objets susceptibles de mettre en danger les autres participants (par exemple, des matériaux toxiques ou inflammables, de l'alcool, des armes, etc.). Ces articles seront emportés par les organisateurs et restitués le jour du départ ; En cas de refus du participant de donner l'article, il se verra refuser l'accès aux locaux de Youth Exchange.

4.       Chaque participant est tenu par le programme Erasmus+ d'avoir une carte européenne d'assurance maladie valide et une assurance voyage valide pour la période de l'activité, y compris les dates de voyage. Les frais liés à l'assurance voyage sont considérés comme le cofinancement du participant à l'échange de jeunes.

5.       Les participants mineurs de moins de 18 ans dans la plupart des pays doivent présenter une autorisation parentale complétée et signée avant de participer à l'échange de jeunes et l'apporter à la mobilité en original. Le formulaire de consentement des parents à remplir sera fourni par l'organisateur avant l'échange de jeunes.

11.           Code de conduite

1.       La consommation d'alcool et de substances psychotropes (par exemple, drogues, stimulants, etc.) est strictement interdite pendant toute la durée de l'échange de jeunes.

2.   Il est interdit de fumer, sauf dans les endroits désignés, qui sont éloignés des autres ; Il est interdit de fumer pendant les séances.

3.   Les blagues offensantes, les jurons, les offenses d'une manière ou d'une autre ne sont pas les bienvenus dans nos échanges de jeunes.

4.       Il est strictement interdit de s'asseoir sur l'ouverture de la fenêtre ou le rebord de la fenêtre.

5.       Prenez soin du logement et de son environnement, ne faites aucune action qui pourrait potentiellement provoquer la casse de chaises, de tables, de lits, de portes, etc.

6.       Soyez prudent et prévenez que vos actions ne blesseront pas les sentiments d'un autre participant ou ne le blesseront pas physiquement, intentionnellement ou accidentellement.

7.       Soyez respectueux, gentil et essayez toujours d'être la meilleure version de vous-même. Mettez des efforts et de l'énergie, vous serez très valorisé et respecté.

8.   Vous devez vous comporter envers les autres comme vous voudriez que les autres se comportent envers vous. Soyez conscient de vos actions et assurez-vous que les autres se sentent à l'aise avec vous.

9.       Le participant doit être sur le projet pendant toute la durée et doit assister à toutes les sessions pour avoir droit à un remboursement.

10.   Le participant doit être ponctuel à chaque activité prévue. En cas de retard, les organisateurs peuvent considérer que le participant est absent pour cette activité spécifique.

11.   Amusez-vous, amusez-vous et partagez votre expérience avec vos amis et votre famille afin que d'autres aient également l'occasion de participer à nos futurs échanges de jeunes.

12.   En cas d'infraction à l'une des règles mentionnées dans le Code de conduite, le participant recevra un premier avertissement. Les écoles et les parents, dans le cas de participants mineurs, seront également informés que le participant reçoit l'avertissement en raison d'un mauvais comportement. Si le participant récidive pour la deuxième fois en violation du Code de conduite, il lui sera demandé de quitter immédiatement l'échange de jeunes et ne sera pas pris en compte pour les projets futurs. Les frais de voyage encourus jusqu'à présent et les frais de voyage exceptionnels liés au départ anticipé seront entièrement pris en charge par le participant et/ou ses parents en cas de départ en raison d'une violation du Code de conduite et ne seront pas remboursés.

12.           Dispositions finales

1.       Conformément aux règles du programme Erasmus+, chaque Participant (y compris les Chefs de Groupe, les Animateurs de Jeunesse, les Enseignants, etc.) doit s'engager à remplir le rapport individuel qui sera envoyé par la Commission européenne par courrier électronique, ainsi que tout autre questionnaire d'évaluation qui pourrait être envoyé à la suite de sa participation à ce projet.

2.       Chaque participant consent pleinement à être photographié et filmé pendant la mobilité et à ce que les photos et vidéos prises soient utilisées publiquement par l'organisation bénéficiaire, les partenaires, l'Agence nationale et l'EACEA.

3.       Enfin, chaque participant s'engage à contribuer à la promotion et à la diffusion des résultats du projet, dès son retour chez lui.

4.     Tous les participants doivent donner leur plein consentement pour fournir et permettre le traitement et le stockage de toutes les données personnelles nécessaires à la mise en œuvre du projet Erasmus+, conformément à la réglementation de la Commission européenne. Les données seront stockées et traitées par les organisations bénéficiaires du programme et l'agence nationale en vertu du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données - RGPD). L'Agence nationale stockera et traitera ces données conformément au règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données.

Démenti:

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